چگونه مشتریان ما با بوق اشغال خط تلفن روبرو نشوند؟

چگونه مشتریان ما با بوق اشغال خط تلفن روبرو نشوند؟ شما فروشگاه یا شرکتی با بیش از یک خط تلفن دارید و مشتریان شما معمولا شکایت می کنند که خط تلفن تان مشغول است، در صورتی که شما خطوط آزاد دیگری هم دارید و باید به مشتریان توضیح دهید که در زمان مشغولی یک شماره، با شماره تلفن های دیگر ما تماس بگیرید و این اتفاق بارها و بارها برای شما تکرا می شود، در این مقاله می خواهیم روشی را به شما معرفی کنیم که برای همیشه این مشکل را حل کنید. 

یکی از ساده ترین راه های ارتباط مشتریان با هر کسب و کار و سازمانی، خطوط تلفن آن سازمان می باشد که اگر به درستی مدیرت نشود می تواند تعدادی از تماس های مشتریان از دست رود. واژه مدیریت خطوط تلفن زمانی بوجود می آید که تعداد خط های تلفن بیش از یک شماره باشد، به عنوان مثال فروشگاه یا شرکتی که ۳ یا ۵ یا بیشتر خط تلفن برای تماس مشتریان دارد.

تماس های تلفنی به دو گروه تماس ورودی و خروجی نامگذاری می شوند، تماس ورودی به تماس هایی گفته می شود که مشتریان با گرفتن یکی از شماره تلفن سازمان به بخش های داخل ارتباط برقرار می کنند و تماس خروجی به تماس هایی گفته می شود که کارمندان یک سازمان با مشتریان برقرار می کنند

مهمترین گروه تماس، تماس های ورودی است که باید به درستی مدیریت شوند که به دو قسمت مدیریت با امکانات نرم افزاری مخابراتی و مدیریت با تجهیزات سخت افزاری مخابراتی داخل سازمان صورت می گیرد.

تجهیزات مخابراتی داخل سازمان و فروشگاه به مرکز تلفن هایی گفته می شود که در ظرفیت های مختلف و با امکانات متنوع می توانند تماس های ورودی و خروجی سازمان را مدیریت نمایند که در مقاله دیگری به بررسی آن می پردازیم.

امکانات مخابراتی به مجموعه خدماتی گفته می شود که شرکت مخابرات به عنوان سرویس های ویژه در اختیار مشترکین تلفن ثابت قرار می دهد و از پر کاربرد ترین سرویس های تجاری برای سازمان ها، سرویس انتقال از خط اشغال به آزاد ، سرویس انتقال مکالمه، سرویس انتقال بعد از 5 زنگ می باشد که جهت فعال سازی آنها مالک خط به همراه آخرین قبض پرداخت شده به دفاتر خدمات مشترکین مخابرات  مراجعه نموده و فرم های فعال سازی را تکمیل می نماید و معمولا بعد از 24 ساعت می توان با وارد کردن کد هر سرویس، آن را روی خط تلفن فعال نمود.

اشغالی خطوط در تماس ورودی، یکی از مشکلات رایج کسب و کارهایی می باشد که بیش از یک شماره تلفن دارند و مشتریان می بایست با گرفتن شماره های متعدد یک سازمان، با شماره آزاد ارتباط برقرار کنند که برای مشتریان کم حوصله این روزها ممکن است ناامید کننده شود و از ادامه ارتباط منصرف گردند، علاوه بر این مدیران کسب و کار می بایست بر روی تمام اسناد و تبلیغات چاپی خود، تمام شماره تلفن ها را یادداشت نمایند راه حل مدیریت این مشکل، استفاده از سرویس انتقال از خط اشغال به آزاد مخابراتی می باشد که برای سازمان های تا 10 خط تلفن بسیار کاربردی می باشد و آنها می توانند تنها یکی از شماره تلفن های خود را به مشتریان اعلام کنند (معمولا رند ترین شماره) و در صورت تماس مشتری با آن شماره و اشغال بودن آن خط، بدون شنیدن بوق مشغولی و به صورت خودکار به خط تنطیم شده بعدی هدایت می شوند.

نحوه فعال سازی و استفاده از این سرویس به این شکل است که کد انتقال باید بر روی همه شماره ها یا شماره های دلخواه فعال گردند که مطابق مثال زیر به شما آموزش داده می شود:

یک شرکت دارای 5 خط تلفن به شماره های زیر است و می خواهد چهار شماره از خطوط خود را به تماس های ورودی ویک شماره را به تماس های خروجی کارکنان اختصاص دهد، شماره اصلی که در اختیار مشتریان است، شماره 07132326373 می باشد ونحوه تنظیم سناریو خطوط به این شکل می باشد

خط اول به شماره  32326373 اگر اشغال بود به خط دوم 32341113 منتقل شود

خط دوم به شماره 32341113  اگر اشغال بود به خط سوم 32346734 منتقل شود

خط سوم به شماره 32346734 اگر اشغال بود به خط چهارم 32346718 منتقل شود

خط پنجم را برای تماس های خروجی کارکنان به مشتریان تنظیم می کنیم

در این صورت نفر اولی که شماره تلفن سازمان را می گیرد به خط اول وصل می شود و نفرات بعدی به سایر خطوط و تا خط چهارم و اگر چهار نفر همزمان با سازمان در حال صحبت باشند، و نفر پنجمی شماره تلفن اصلی سازمان را بگیرد، با بوق اشغال روبرو می شود، در صورتی که اگر این تنظیمات را انجام نداده بودیم، از نفر تماس دوم به بعد با بوق اشغال روبرو بودیم و تماس گیرندگان باید بین شماره های سازمان جصتجو می کردند  تا با خط آزاد روبرو شوند 

نحوه فعال کردن این سرویس برای هر شماره بعد از برداشتن گوشی تلفن، کد # شماره دوم *60* را وارد می کنیم، منظور از شماره دوم، شماره تلفنی که می خواهید این خط در صورت مشغول بودن به آن شماره انتقال داده شود

جهت حذف این سرویس کد #60# را وارد می کنیم

توجه داشته باشید که بعد از فعال شدن این سرویس، هر زمان که گوشی تلفن را بر می دارید، دیگر بوق آزاد را نمی شنوید و به جای آن صدای ضبط شده ای به شما می گوید (مشترک گرامی سرویس مورد نظر فعال می باشد) که در حین پخش این صدا می توانید شماره گیری کنید.

هزینه استفاده از این سرویس برابر با هزینه یک مکالمه در زمان انتقال تماس می باشد که این مبلغ به ازای هر دقیقه انتقال به تلفن ثابت ۴۵ ریال (تعرقه سال۹۸) می باشد

پاسخ گویی به تلفن مشتریان در خارج از محل کار:

تصور کنید که می خواهید برای تعمیرات یا دلایل دیگری، شرکت یا فروشگاه خود را برای چند روز یا چند ساعت تعطیل کنید و میدانید که مشتریانتان در این مدت با تلفن های سازمان شما تماس می گیرند و شما دنبال روشی برای پاسخگویی به آنها بر روی موبایل یا تلفن منزل خود هستید، برای این کار باید از سرویس انتقال مکالمه تلفن ثابت استفاده نمایید، که با فعال سازی این سرویس کلیه تماس های ورودی شما به خط مورد نظر شما منتقل می شود.

نحوه فعال کردن این سرویس برای هر شماره بعد از برداشتن گوشی تلفن، کد # شماره دوم *۲۱* را وارد می کنیم، منظور از شماره دوم، شماره تلفنی که می خواهید تماس های ورودی به این خط به صورت کامل به آن شماره انتقال داده شود

جهت حذف این سرویس کد #۲۱# را وارد می کنیم

هزینه استفاده از این سرویس برابر با هزینه یک مکالمه در زمان انتقال تماس می باشد که این مبلغ به ازای هر دقیقه انتقال به تلفن ثابت ۴۵ ریال و همراه ۵۷۰ ریال (تعرقه سال۹۸) می باشد.

سرویس دیگر مخابراتی، سرویس انتقال بعد از پنج زنگ می باشد که به این معنی است که اگر شما تلفن خود را تا چهار زنگ جواب ندهید، از زنگ پنجم به شماره تنظیم شده جدید منقل می گردد و کاربرد این سرویس برای زمان هایی است که شما اطمینان از حضور در دفتر کار خود ندارید، حال اگر در دفتر بودید تلفنتان را جواب می دهید و در غیر اینصورت به شماره موبایل یا منزل شما منتقل می گردد.

نحوه فعال کردن این سرویس برای هر شماره بعد از برداشتن گوشی تلفن، کد # شماره دوم *۶۵* را وارد می کنیم، منظور از شماره دوم، شماره تلفنی که می خواهید تماس های ورودی به این خط به صورت کامل به آن شماره انتقال داده شود.

جهت حذف این سرویس کد #۶۵# را وارد می کنیم.

هزینه استفاده از این سرویس برابر با هزینه یک مکالمه در زمان انتقال تماس می باشد که این مبلغ به ازای هر دقیقه انتقال به تلفن ثابت ۴۵ ریال و همراه ۵۷۰ ریال (تعرقه سال۹۸) می باشد.

 

  •  نویسنده : محمد امین طیبی
  •  منبع : اطلاعات نویسنده

دیدگاه های این مطلب بسته شده اند.